QUARTETTO MAGAZZINO PROFESSIONAL PLUS V.1/2003

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MENU PRINCIPALE

 

ANTEPRIMA PREVENTIVO

 

ARCHIVIAZIONE ARTICOLI IN MAGAZZINO

 

ANTEPRIMA DEI MATERALI INTRODOTTI

 

GESTIONE DEGLI ARCHIVI

 

ARCHIVIO DEGLI ARTICOLI

 

MENU PER LA CREAZIONE DELLA FATTURA

 

ANTEPRIMA DI STAMPA DELLA FATTURA

CREAZIONE FATTURA DA PREVENTIVO

(mi scuso per la scarsa qualità delle immagini che non rispecchiano il programma originale, ma ho dovuto usare una scarsa risoluzione per risparmiare spazio)

 

MANUALE

======= QUARTETTO MAGAZZINO PROFESSIONAL PLUS V.1/2003 ========

================== VERSIONE COMPLETA IN EURO ==================

Questo software lo chiamato è indirizzato a chi vuole gestire con facilità:

A) Gestione di un magazzino articoli con possibilità di aggiornare le voci in entrata dei materiali acquisiti dai fornitori e in uscita consegnate ai clienti, con le relative statistiche a valore;

B) Preventivi di qualsiasi genere (materiali, esecuzione di lavori ecc) con relative stampe con doppio totale in LIRE ed EURO;

C) Documenti di trasporto dei materiali, con aggiornamento della giacenza in magazzino;

D) Gestione fatture da preventivi, da D.D.T. sia singole che riepilogative ecc. con aggiornamento della giacenza in magazzino e le relative stampe

E) Gestione piano di produzione con richieste automatizzate ai fornitori dei prodotti che servono a produrre/confezionare ecc. con i relativi costi.

F) Scadenziario pagamenti.

G) Statistiche

H) Gestione archivi dei clienti, fornitori, degli agenti di vendita ecc.

e tante altre funzioni tutte da scoprire.

(SI RACCOMANDA UNA SCHEDA SONORA INSTALLATA NEL PC, PER ASCOLTARE HELP SONORO)

1) GESTIONE PIANO DI PRODUZIONE (si trova nella schermata ARCHIVI)

Prima di iniziare bisogna creare l'Archivio dei fornitori, avendo cura di assegnare un codice fornitore univoco per ognuno: La tipologia di questa procedura permette di creare un archivio di prodotti che si confezionano/assemblano/producono ecc. a cui abbinare i relativi componenti con le quantità che servono a produrre/confezionare il prodotto

Procedimento:

a) Creazione dell'archivio dei prodotti che si producono, abbinando i vari componenti che servono a confezionarlo/produrlo ecc; (si raccomanda di abbinare un codice componente univoco per ciascuno)

b) Gestione e creazione degli ordini ai fornitori per i componenti che servono a comporre/produrre il prodotto scelto;

c) Elenco degli ordini inviati ai fornitori con possibilità di introdurre i componenti pervenuti dai vari fornitori nel magazzino componenti con aggiornamento automatico delle quantità

d) Gestione dei prodotti da inviare in lavorazione/produzione con scarico automatico dal magazzino componenti delle quantità che servono a produrre il prodotto.

e) Archivio dei prodotti in lavorazione, con possibilità di scegliere in base al numero delle lavorazioni in corso, il prodotto che essendo stato finito ed evaso dalle lavorazioni e caricarlo nel magazzino vendite.

Tutti i prodotti introdotti nell'archivio vendite si possono consegnare ai vari clienti o con creazione di un documento di trasporto o direttamente creando una fattura.

2)-GESTIONE DEI PREVENTIVI-

La tipologia dei preventivi che vengono generati tengono conto di 5 esigenze che hanno gli utenti che devono presentare un preventivo,

1) gestire i prezzi degli articoli con possibilità di assegnare loro l'utile minimo, l'utile massimo e lo sconto per ogni articolo, tenendo in considerazione che lo sconto non deve mai superare il proprio utile minimo assegnato in fase di creazione dell'articolo; Infatti il programma, segnala sempre in ogni momento della gestione articoli e nella creazione del preventivo quale il limite massimo di sconto che si può assegnare alla voce.

2) gestire i propri preventivi salvandoli in file a se stanti; naturalmente e sempre possibile richiamarli, modificarli, inserire o togliere voci dal preventivo richiamato.

3) poter convertire i preventivi in bolle accompagnatorie con relativo aggiornamento automatico delle giacenze di magazzino.

4) poter convertire i preventivi in fatture con relativo aggiornamento automatico delle giacenze di magazzino.

5) poter convertire il proprio archivio articoli in un file che verrà riscritto sommando al prezzo di listino l'utile minimo assegnato e convertendolo in prezzo unitario di listino per i propri clienti che possiedono un programma che legge i file standard di archivio .dbf. (Utile per consegnare listini elettronici ai propri clienti)

Per gestire quanto finora detto, bisogna iniziare a creare:

(OPZIONE ARCHIVI)

a)-AGGIORNAMENTO DEGLI ARTICOLI- l'archivio degli articoli, durante l'introduzione dei materiali in magazzino, deve essere completato dai seguenti dati:

CODICE ARTICOLO (alfanumerico di 15 caratteri), DESCRIZIONE ARTICOLO (fino a un massimo di 200 caratteri alfan.), UNITA DI MISURA (fino a un massimo di 3 caratteri MT. MQ. ecc.) PREZZO DI LISTINO (numerico di 8 caratteri), QUANTITÀ' (numerico con decimali 1,500 ecc.) UTILE MINIMO (stabilito per l'articolo in percentuale %). UTILE MASSIMO (stabilito per l'articolo in percentuale %). I.V.A. (stabilita per l'articolo in percentuale %); Coordinate del materiale nel magazzino (fino a un massimo di 40 caratteri alfan.). (E' possibile localizzare facilmente gli articoli nel magazzino con l'immissione delle coordinate del materiale in magazzino.)

Quando si aggiorna il magazzino con l'introduzione degli articoli acquisiti dal fornitore tenete presente che il programma effettua il controllo se l'articolo esiste o e di nuova introduzione in base al codice e alla descrizione assegnata. Vi è la possibilità di memorizzare oltre ai dati standard anche il prezzo di acquisto con relativo utile minimo e utile massimo (in percentuale) da assegnare all'articolo i quali sono modificabili a piacimento. Dopo l'introduzione e l'aggiornamento degli articoli e possibile stampare una distinta che riporterà una numerazione progressiva, la data, la ragione sociale del fornitore e l'elenco di tutti gli articoli introdotti. (utile per tenere traccia dei movimenti in entrata) Naturalmente l'elenco di tutti articoli e sempre possibile stamparlo.

c)-GESTIONE ARTICOLI- In questa scheda è possibile modificare solo la descrizione, il prezzo di listino, gli utili, l'unita di misura, l’i.v.a e le coordinate del materiale nel magazzino. Si possono effettuare stampe, ricerche ecc. (QUANDO SI STAMPANO LE ETICHETTE CON I CODICI USARE ETICHETTE ADESIVE AVERY 7651)

E ANCHE POSSIBILE IMPORTARE DEI LISTINI DA FILE .DBF E .WK1 (LOTUS) VEDI NOTE), O CREARE UN PROPRIO LISTINO CON GLI ARTICOLI DI CUI DISPONE L'ARCHIVIO IL QUALE PREZZO UNITARIO DEL LISTINO CREATO CORRISPONDERÀ' AL PREZZO DI ACQUISTO PIÙ' L'UTILE MINIMO STABILITO PER OGNI ARTICOLO.

----------------------------- INIZIO NOTE:

a)QUANDO SI IMPORTANO ARCHIVI DA UN FOGLIO ELETTRONICO LOTUS IL FILE SI DEVE CHIAMARE ESPORTA.WK1 E I SUOI DATI ALL'INTERNO DEVONO ESSERE SUDDIVISI IN STRUTTURA UGUALE AL FILE DI ESEMPIO ALLEGATO CHE SI TROVA NELLA CARTELLA C:\QUATTRO\ESPORTA.WK1 SI RACCOMANDA DI AGGIORNARE LA QUANTITÀ' DOPO L'IMPORTAZIONE E DI NON IMPORTARE DEI FILE CHE ABBIANO LA QUANTITA' SUPERIORE A ZERO, PER EVITARE STATISTICHE FALSE DEI PRODOTTI ACQUISITI.

b)QUANDO SI IMPORTANO ARCHIVI DA UN FILE DBASE *.DBF , LA STRUTTURA DEL FILE DA IMPORTARE DEVE ESSERE UGUALE ALLA SEGUENTE: ------------------------------------------------------------------------------

NOME TIPO DIMENSIONE DECIMALI INDICE

CODICE CARATTERE 15 0 ASCENDENTE

ARTICOLO CARATTERE 200 0 NESSUNO

U_MISURA CARATTERE 3 0 NESSUNO

QUANTITÀ NUMERICO 10 3 NESSUNO

PRZ_LISTIN NUMERICO 10 2 NESSUNO

UTILE_MIN NUMERICO 3 0 NESSUNO

UTILE_MAX NUMERICO 3 0 NESSUNO

I.V.A. NUMERICO 2 0 NESSUNO

COORDINATE CARATTERE 40 0 ASCENDENTE

LIVELLO NUMERICO 4 0 NESSUNO

SI RACCOMANDA DI AGGIORNARE LA QUANTITÀ' DOPO L'IMPORTAZIONE E DI NON IMPORTARE DEI FILE CHE ABBIANO LA QUANTITA' SUPERIORE A ZERO, PER EVITARE STATISTICHE FALSATE DEI PRODOTTI ACQUISITI.

FINE NOTE:

d) l'archivio delle banche della ditta/società; (utile per chi gestisce la propria azienda con più conti correnti)

e) l'archivio dei clienti, i quali si possono aggiornare anche in fase di creazione dei preventivi, bolle ecc. Si rammenta che le scadenze per i pagamenti trascritte per ogni singolo cliente saranno usate per l'emissione delle fatture e riepilogo scadenze pagamenti insoluti (fatture non pagate con relative scadenze).

f) l'archivio utente con possibilità di inserire un proprio logo grafico oltre naturalmente ai dati anagrafici della ditta che serviranno per l'intestazione dei preventivi, bolle e fatture.

g) l'archivio dei fornitori, i quali si possono aggiornare anche in fase di introduzione articoli. (si raccomanda di assegnare un codice fornitore univoco)

h) l'archivio degli agenti di vendita i quali si possono aggiornare, modificare ecc. Inoltre e possibile abbinare e gestire le provviggioni per le vendite andate a buon fine, naturalmente dopo l'emissione della fattura definitiva. Fate molta attenzione a procedere ai pagamenti delle provviggioni per le fatture incassate quando siete sicuri che non dobbiate apportare altre modifiche. E' comunque presente lo storico di tutte le provviggioni pagate al relativo agente. Sappiate che quando cancellate un agente, verrà eliminato anche dallo storico di tutte le provviggioni pagate.

i)-STAMPA DISTINTE- Consente di stampare le stampe delle distinte dei materiali introdotti in magazzino con le relative etichette (USARE ETICHETTE ADESIVE AVERY 7651).

----------------------------DETTAGLIO OPERAZIONI-----------------------------

1)-GESTIONE PREVENTIVI -

(OPZIONE "GESTIONE PREVENTIVO") Alla gestione si accede cliccando sul tasto omonimo presente nel menu principale, il quale accede alla scheda scelta cliente, quindi selezionarlo e trascrivere i dati oggetto della fornitura e note per il preventivo; cliccando poi sul pulsante procedi si accede nella scheda dove si scelgono gli articoli che devono essere inseriti nel preventivo, in tale scheda si deve trascrivere la quantità per articolo, eventuale sconto e I.V.A. se diversa da quello preimpostato e dopo di che cliccare sul tasto memorizza (se si dispone di una scheda sonora, si udirà un messaggio di conferma della memorizzazione) e poi procedere cosi con tutti gli articoli da inserire nel preventivo. E anche possibile avere l'anteprima parziale o completa del preventivo che si sta creando con i relativi importi.

Dopo la chiusura della scheda con il pulsante omonimo si può memorizzare il preventivo in un file, il quale può essere richiamato successivamente per le modifiche/aggiunte/cancellazioni/fatturazioni ecc.

(OPZIONE "STAMPE PREVENTIVI") Dopo la stesura o la modifica del preventivo cliccando sul pulsante omonimo delle stampe nel menu principale scegliere quale effettuare: 1) STAMPA DEL PREVENTIVO CORRENTE COMPLETO DI TUTTO; 2) STAMPA DEL PREVENTIVO CORRENTE SENZA I VALORI DELLE VOCI; 3) RISTAMPA PREVENTIVO COMPLETO RICHIAMANDO UN FILE DI PREVENTIVO SALVATO IN PRECEDENZA; 4) RISTAMPA PREVENTIVO SENZA VALORI RICHIAMANDO UN FILE DI PREVENTIVO SALVATO IN PRECEDENZA; (la differenza tra queste QUATTRO stampe e che le prime due stampano l'ultimo preventivo che si è creato o modificato, e le altre stampe richiamano i preventivi salvati in precedenza per ristamparli di nuovo); Dopo una comoda anteprima scegliere se elaborare la stampa. N.B. Il preventivo creato si può spedire al cliente anche tramite fax se si dispone di un modem: quando si vuole inviare il preventivo tramite fax bisogna impostare il fax come stampante predefinita di windows e poi sceglierla dalla finestra di dialogo che compare al momento della stampa.

(OPZIONE "MODIFICA PREVENTIVO") Cliccando sul pulsante omonimo del menu principale vi verrà chiesto quale file preventivo aprire per la successiva modifica con accesso nella scheda di modifica del preventivo. In tale scheda si possono cancellare, aggiungere o modificare gli articoli per quanto riguarda le quantità, lo sconto e l’i.v.a.; ricordarsi che prima di aggiungere delle voci nuove, bisogna aggiornare le voci che si vogliono modificare e poi cliccare sul pulsante "nuovi articoli" per cancellare una voce presente nel preventivo selezionarla, cliccare sul quadratino (del) in alto e poi cliccare sul tasto omonimo; in fase di chiusura vi verrà chiesto se salvare il preventivo (si può rinominarlo o dare lo stesso nome al file da salvare).

(OPZIONE "CONVERTE PREVENTIVI IN BOLLE") Questa procedura automatica permette di convertire qualsiasi preventivo in una bolla accompagnatoria con relativo aggiornamento delle giacenze in magazzino. (tenete presente che se la quantità riferita al singolo articolo presente in magazzino e inferiore a quella trascritta nel preventivo non vi sarà possibile proseguire, quindi per procedere aggiornare la quantità dell'articolo segnalato dal programma e ripetere l'operazione).

3)-GESTIONE CONSEGNE ARTICOLI AI CLIENTI CON RELATIVE D.D.T.-

A) CONSEGNE ARTICOLI AI CLIENTI- In questa fase di consegna articoli e possibile selezionare e aggiornare gli articoli in uscita con controllo sulla quantità disponibile in magazzino, naturalmente il programma segnala se la quantità che si vuole consegnare al cliente e inferiore alla disponibilità in magazzino non permettendo di procedere all'archiviazione. Tutta la gestione e autoguidata con possibilità in tempo reale di modifica degli articoli selezionati e memorizzati. Dopo la selezione e memorizzazione degli articoli e possibile stampare le bolle di consegna (OPZIONE STAMPE LE BOLLE)e in tutti i casi e anche possibile richiamare la bolla memorizzata per eventuali aggiunte o modifiche (MODIFICA BOLLE. (Si rammenta che lo sconto all'articolo può essere applicato a piacere)

B) CONVERTE BOLLE IN FATTURA Le bolle memorizzate possono essere convertite in fattura con numerazione automatica. Le bolle si possono convertire sia singolarmente o tutte in base al cliente selezionato, è dopo una comoda anteprima dei relativi articoli che andranno a formare la fattura si potrà salvare e stampare la relativa fattura. Si rammenta che le bolle convertite in fattura non saranno più presenti nell'archivio delle bolle.

4) -FATTURAZIONE-

a) "FATTURA DA PREVENTIVO" Possibilità di aprire un preventivo salvato e trasformarlo in fattura, cliccando sul pulsante omonimo presente nel menu principale, vi sarà chiesto la banca d'appoggio per il pagamento della fattura e il preventivo che vorrete convertire e dopo un'anteprima si può salvare e stampare.

b) "NUOVA FATTURA" Possibilità di aprire una scheda per inserire articoli per generare fattura, cliccando sul pulsante omonimo presente nel menu principale, vi sarà data la possibilità selezionando il cliente, gli articoli e la banca d'appoggio di creare una nuova fattura (tutta la procedura a autoguidata)

c) "STAMPA FATTURE" Possibilità di stampare la fattura appena creata o richiamarne una memorizzata. Si possono stampare le fatture complete o parziali. 1) STAMPA FATTURA CORRENTE COMPLETA DI TUTTO; 2) STAMPA FATTURA CORRENTE SENZA I VALORI DELLE VOCI; 3) STAMPA FATTURA ACCOMPAGNATORIA CORRENTE 4) STAMPA FATTURA COMPLETA RICHIAMANDO UN FILE DI FATTURA SALVATO IN PRECEDENZA; 5) STAMPA FATTURA SENZA VALORI RICHIAMANDO UN FILE DI FATTURA SALVATO IN PRECEDENZA; 6) STAMPA FATTURA ACCOMPAGNATORIA RICHIAMANDO UN FILE DI FATTURA SALVATO IN PRECEDENZA;

In tutte le stampe vi è una comoda anteprima con possibilità di scegliere se elaborare la stampa finale.

N.B. La fattura creata si può spedire al cliente anche tramite fax se si dispone di un modem: quando si vuole inviare la fattura tramite fax bisogna impostare il fax come stampante predefinita di windows e poi sceglierla dalla finestra di dialogo che compare al momento della stampa.

d) "ELENCO FATTURE PER MODIFICA O STAMPA" Possibilità di accedere a una scheda in cui vi sono elencate tutte le fatture generate, con evidenziato se sono state stampate ecc. Selezionando con il mouse quella desiderata potete stamparla e anche richiamarla per eventuali modifiche. Naturalmente tutte le fatture memorizzate in archivio si possono richiamare per eventuali modifiche/aggiornamenti/stampe ecc.

4) UTILITÀ' Contiene i seguenti servizi: 1) BACKUP ARCHIVI SU FLOPPY O SU DISCO FISSO; 2) RECUPERO ARCHIVI DA FLOPPY O DISCO FISSO; 3) RIPRISTINO ARCHIVI DA UTILIZZARE UNA VOLTA LA SETTIMANA O DOPO IL RECUPERO DEGLI ARCHIVI; 4) CANCELLA PREVENTIVI PER SFOLTIRE IL DISCO DA QUELLI CHE NON SERVONO PIÙ'; 5) CHIUSURA ESERCIZIO FINANZIARIO, PER AZZERARE LE FATTURE ECC. E RICOMINCIARE UN NUOVO ANNO; (SI RACCOMANDA DI EFFETTUARE TUTTE LE STAMPE E IL SALVATAGGIO) 6) IMPOSTA NUMERO FATTURE PER IMPOSTARE IL NUMERO CON CUI SI VUOLE COMINCIARE A FATTURARE; 7) IMPOSTA NUMERO BOLLA PER IMPOSTARE IL NUMERO CON CUI SI VUOLE COMINCIARE A EMANARE BOLLE; 8) MANUALE PER L'UTENTE; 9) RIEPILOGO PAGAMENTI INSOLUTI (PER TENERE TRACCIA DELLE FATTURE CHE DEVONO ESSERE PAGATE); 10) RIEPILOGO DEI PAGAMENTI DOVUTI AI FORNITORI (PER TENERE TRACCIA DELLE DISTINTE DI INTRODUZIONE CHE DEVONO ESSERE PAGATE); 10) STATISTICA SUI FORNITORI, SUI CLIENTI E PER GLI INCASSI. In questa funzione accessibile tramite autenticazione con password ***** e possibile richiamare i fornitori, i clienti ecc. con visualizzazione dei totali delle somme spese o acquisite.

5) "INFORMAZIONI" Notizie relative alla licenza d'uso e possibilità di visualizzare alcuni miei programmi.

6) "GESTIONE LETTERE" PER ELABORARE DELLE SEMPLICI LETTERE INTESTATE.

7) VENDITA AL BANCO La procedura consente di scaricare dal magazzino la merce venduta al dettaglio in negozio con la stampa relativa del riepilogo vendita.

NOTA BENE: Attenzione nel menu principale vi è una X (di colore rosso) la quale serve cliccandoci sopra ad azzerare i relativi archivi statistici di cui non sarà più possibile effettuare alcun recupero, nemmeno per lo storico dell provviggioni pagate agli agenti di vendita. (utile per evitare intrusioni di qualche ficcanaso).

CORDIALI SALUTI E BUON LAVORO.-